你也在不知不覺間犯了這些錯嗎?數位世界必須遵守的溝通禮儀

約莫十幾年前,智慧型手機尚未問世,如果我們需要與合作對象溝通,大概有幾個方式:面對面、電話或 E-mail,由於看得到臉、聽得到聲音、有文字記錄留存,彼此都會注意禮貌與敘事的完整性,包含開場與結束的問候寒暄;資料是否完整、對方需要回覆哪些問題,以免遺漏要花更多時間等待對方回覆等。

曾幾何時,越來越多數位管道出現,Facebook、Line、Zoom⋯⋯徹底顛覆了我們習以為常的溝通方式,比起細節與禮貌,大家更在意即時性,反而疏忽了一些基本的溝通原則,以下便為大家整理三個常犯錯誤,希望能幫助大家溝通不踩雷!


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#1:資訊東漏西漏

你有沒有收過一種信件,不知道對方到底要幹嘛?主旨不明,不曉得需不需要馬上點開處理;內文太雜,到底是單純告知,還是需要確認事項;回覆時間沒說清楚,到底急不急、何時回覆才恰當;臨時被委託職務代理,卻沒交代要處理哪些事、手上進度到哪⋯⋯

無論是對內或對外溝通,最好都能遵守「5W 原則」,將什麼人(Who)、在何時(When)、何地(When)、什麼原因(Why)、做什麼事(What)一次說清楚,避免模糊不清的字眼,讓對方有過多解釋空間,這樣只會耗費更多時間成本來回溝通。

#2:留下「在嗎?」就消失

若說到惱人訊息排行榜,「在嗎?」絕對能排入前三!在 Facebook Messenger、Line、WhatsApp 等即時通訊軟體出現後,不說清楚有什麼事,直接傳句「在嗎?」或丟個連結過來,卻不說明原因,收到的人到底該怎麼回答?你是有工作上的合作要現在洽談、還是只是想要閒聊?這些都會影響我們要不要馬上點開、處理你的訊息。

試想,如果是面對面溝通,你還會這樣做嗎?如果不會的話,請記得,每個螢幕背後都是一個活生生的人,別因為即時、方便,就忽略了禮貌。

#3:明明不是急事,卻在非上班時間傳訊息

自從有了即時通訊軟體後,越來越多人會在「非上班時間」傳訊息給窗口或合作對象,有些可能真的是急件,但大部分都是忽略了上下班的界線,覺得自己是客戶就能隨時提要求,亦或是「怕自己忘記」,覺得先傳就了結一樁心事,卻沒想到可能影響到對方,若對方沒關閉通知,這些聲音與光線都可能干擾他的作息。

對他人多一分體貼,就是增進彼此關係的一分尊重,如果真的擔憂自己遺忘,不妨先寫在記事本,待隔天再傳送,或是以 E-mail 代替,請對方在要求時間內回覆。


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