是真忙還是瞎忙？工作效率大師教你自我管理，建立最適合自己的待辦清單
「最不善於利用時間的人，最愛抱怨時光短暫。」忘記這是從哪裡讀到的句子，近來卻時不時浮上心頭，或許是因為經常在瞎忙了一整天後，總發現自己重要的事情都沒完成，特別有感吧！
遇到這種疑惑的時候，不妨參考專家的建議，像是這位被《Forbes》雜誌肯定為全美前 5 大的高階經理人教練 David Allen，他被譽為世界上最有影響力的工作效率思想家之一，至於他提高生產力的秘訣又會是什麼呢？
#善用輔助記憶的工具
常聽到別人說，不要過度相信自己的記憶，畢竟我們的大腦傾向於記住積極的事情，容易忘記消極的事情。所以，若要提升工作效率和品質，最直接的第一步就是透過筆記本、APP、錄音筆、備忘錄、提醒事項等各式工具作為提醒，先將待辦事項不分個人或工作、大小和輕重的逐一列出，以便安排每個任務的時程。
#決策雜事的最適處理
而對於每一個待辦事項，都請詢問自己這個問題：「這需要採取任何行動嗎？」然後依據需要和不需要劃分為立即執行（2 分鐘內可完成）、委派他人承辦、延後執行、刪除任務、留作參考資料以及列入未來再考慮項目，藉此幫助自己釐清有哪些事情是必須優先處理，哪些事情其實可以果斷排除。
#讓所有事情各就各位
將重新整理過排序的待辦事項歸類至行動清單、專案清單等備忘提示工具中，而其餘不需當下執行但仍有價值的資訊，則是另外歸納一個「個人參考資料庫」，令每一件事情都能夠各就各位，讓你的大腦一次專注在一件事上。
#定期檢視每個項目
列出待辦事項的用意，不僅是分清個人工作的輕重緩急，更是確保每項任務都要在掌控之中，因此建議每週或每月檢視各個項目的執行狀況，並適時將擱置許久的計畫重新啟動，既是挑戰新領域，亦是豐富自己的生活。
現在開始，就依照這 4 個步驟，建立出一套最適合自己的時間管理系統吧！