總不知道開會的意義在哪？遵循這3點令會議效益倍升

相信沒有多少個人喜歡開會，每次會議幾乎都是在聽高層、主管說一堆冗長又沒重點的話，最後甚至還得不出一個結論，確實令人會忍不住打瞌睡，也愈來愈討厭這種毫無效益的會議。

根據《The Surprising Science of Meetings: How You Can Lead Your Team to Peak Performance》的作者 Steven Rogelberg 的一項研究顯示，高層每星期平均會花 23 小時在開會上，但其中有 8 小時是完全沒有效益，甚至有百分之九十的人表示在會議中會想別的事情，也有 73% 的人稱會在會議時間中做其他事。

既然由基層員工到高層主管都那麼不愛開會，但會議又似乎有著非開不可的必要，那麼我們該如何提升會議的效益呢？

#開會前先確定會議能否創造價值

會議可分為「正式」及「不正式」兩大種類，而不少公司都有著過多非正式會議的弊病，經常舉行各種名義上是「會議」，但卻並非「真會議」的「會前會」、「午餐會」、「團隊精神建立聚會」等，令員工不斷將時間及精神花在這些無實際意義的會議上，到頭來又未有真的討論出某些應該要決定好的議案。因此，大家不妨效仿 Tesla 總裁 Elon Musk 的做法：「免去任何大型會議，除非你可以確定這個會議能創造價值」不然的話，就盡量言簡意賅地把該傳達的訊息快速傳遞給下屬知道。

#規定會議必須要有明確的結論

請要清楚記住一點：開會的目的就是在會議結束後必須要有一個具體而清晰的決案。大家在開會時，經常會不小心掉進拖延、拉扯的陷阱之中，譬如說當會議出現爭論而又無法擺平時，很多人都會偏向採取拖延戰術，將討論事項暫時擱置，最後沒有任何定案，變相失去了原有的開會意義。又或是，有時候當討論出一個可行方案時，卻轉過頭來補一句：「回去再跟上司商量一下」那就等於會議是白開了。因此，為免再墮進這種惡性循環之中，大家在開會時務切要以「最終必須得到結論」為目標，當完成會議後，每個與會人士都一家要清楚知道自己下一步的工作是甚麼。

#必須跟進會議後的工作進度

光說不練是沒有用的，正如會議有了決案後，大家也需執行工作才行，不然到頭來開會的最終成果就不能達到。為了避免這樣的情況發生，在開會時就應完成會議紀錄，清楚記低每個人應該完成的工作，同時也要定期審視後續的進度。另外，假如有些事項真的徹底無法在當刻下定論，也需列為「待辦事項」，方便日後追蹤。